Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 thì Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Thành lập Văn phòng đại diện không phải vì mục đích kinh doanh mà đây được coi là đơn vị thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Chính vì không có chức năng kinh doanh nên Văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục liên quan đến thuế cũng như nộp lệ phí môn bài hàng năm.

Khi thành lập Văn phòng đại diện, doanh nghiệp có những vấn đề cần quan tâm như sau:

1, Tên Văn phòng đại diện:

Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định về việc đặt tên Văn phòng đại diện như sau:

• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
  

  Thành lập văn phòng đại diện

2, Địa điểm thành lập Văn phòng đại diện:

Khoản 1 Điều 46 có quy định về địa điểm thành lập Văn phòng đại diện như sau:

Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

3, Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện trong nước

3.1 Hồ sơ cần chuẩn bị:

– Thông báo lập văn phòng đại diện;

– Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp;

– Bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.

3.2 Thời gian thực hiện:

Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ; nếu từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do; các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).

4, Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện ở nước ngoài:

Theo quy định tại khoản 5 Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP thì việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.

Như vậy, để thành lập Văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thì bạn cần tìm hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan của đất nước bạn dự định đặt trụ sở cho Văn phòng đại diện.